Cara Menyusun Buku Besar yang Efektif untuk Usaha Kecil

JNEWS – Buku besar merupakan kelengkapan utama dalam pencatatan keuangan sebuah perusahaan. Istilah tersebut bukan menandakan wujud buku yang besar, melainkan menggambarkan cakupan yang dicatat didalamnya secara akuntansi. Dalam bahasa Inggris, buku ini disebut general ledger atau sering juga disebut the books of final entry.

Bagi usaha kecil, pencatatan keuangan sering diabaikan karena merasa transaksi masih kecil sehingga semua dapat diingat. Padahal fungsi pencatatan tidak hanya untuk mengingat kewajiban usaha. Keengganan untuk mencatat juga muncul karena tidak tahu bagaimana cara mencatatnya, sementara secara finansial belum sanggup untuk menggaji karyawan yang khusus mengurus keuangan.

Pengertian Buku Besar

Buku besar merupakan tempat atau sarana untuk mengumpulkan semua catatan transaksi keuangan yang telah dilakukan dalam jurnal umum dan jurnal khusus. Di sinilah tempat semua kegiatan ekonomi perusahaan berakhir, termasuk pembelian, penjualan, utang, piutang dan setiap perubahan lainnya. Dengan adanya buku besar, pengelola perusahaan memiliki gambaran menyeluruh tentang kondisi keuangan perusahaan.

Pencatatan tersebut akan digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan neraca dan laporan laba rugi. Selanjutnya laporan ini akan menjadi dasar bagi pengelola perusahaan untuk membuat kebijakan strategis yang tepat bagi perusahaan tersebut. Bahkan, nantinya, jika memerlukan tambahan modal, buku besar ini akan sangat diperlukan untuk diperlihatkan kepada calon investor.

Fungsi Buku Besar

Posting di buku besar wajib dilakukan karena memiliki beberapa fungsi yang sangat penting bagi perusahaan, yaitu:

Mengumpulkan semua data pemasukan, pengeluaran dan transaksi berjalan. Data yang sudah terkumpul tersebut dapat diolah, dikelompokkan atau dianalisis berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Sebagai dasar untuk membuat laporan lainnya, misalnya laporan laba rugi.
Untuk memantau kesehatan keuangan perusahaan sebagai antisipasi terhadap berbagai kemungkinan.
Sebagai dasar untuk membuat kebijakan atau perencanaan perusahaan jangka pendek dan jangka panjang.
Sebagai tempat untuk melakukan validasi transaksi agar semua transaksi dapat dipastikan sah dan tidak menyimpang dari aturan transaksi keuangan perusahaan.
Menjadi dasar untuk membuat laporan pajak yang bisa dipertanggungjawabkan sesuai dengan aturan perpajakan.

Jenis-Jenis Buku Besar

Ada beberapa jenis buku besar berdasarkan kegunaannya dalam akuntansi, yaitu:

Umum atau general ledger, yang berisi rangkuman semua transaksi, baik yang berhubungan dengan modal perusahaan, aktiva maupun kewajiban perusahaan.
Piutang, yang mencatat semua penjualan kredit perusahaan.
Utang, yang mencatat semua tagihan dari pemasok atau vendor.
Kas, yang mencatat semua transaksi kas. Misalnya, penarikan atau pembayaran tunai dan setoran ke bank.

Sering kali usaha kecil tidak membuat buku besar secara terpisah, melainkan langsung melakukan pencatatan di general ledger karena transaksi yang dilakukan belum banyak. Hal itu tidak menjadi masalah asal disiplin dan konsisten melakukannya.

Kadang para pemilik usaha kecil hanya menumpuk kuitansi dan tagihan untuk direkapitulasi jika ada waktu senggang. Akibatnya, pemilik usaha tidak bisa melihat kondisi riil usahanya dari waktu ke waktu. Pemilik usaha juga akan mendapatkan kesulitan ketika melakukan rekonsiliasi, misalnya karena ada kuitansi yang hilang tercecer.

Langkah-Langkah Praktis Membuat Buku Besar

Saat ini sudah banyak software atau aplikasi yang mudah digunakan sehingga pemilik usaha kecil tidak perlu belajar dari nol. Waktu yang dimiliki bisa digunakan untuk memikirkan strategi usaha. Untuk hasil terbaik dari software atau aplikasi tersebut tergantung dengan kedisplinan dan ketelitian dalam mengisi data transaksi yang telah dilakukan.

Jika usaha makin besar dan transaksi makin kompleks, sebaiknya pengelola usaha merekrut karyawan yang khusus untuk bagian keuangan karena pekerjaan ini membutuhkan ketelitian tingkat tinggi.

Berikut adalah langkah-langkah praktis dalam membuat buku besar yang dikutip dari PPM School of Management.

1. Identifikasi semua transaksi

Semua transaksi tersebut dikelompokkan ke dalam jenis transaksi yang sesuai, apakah termasuk pembelian, penjualan, pembayaran utang, pembayaran pajak, investasi dan sebagainya.

2. Memilih software atau aplikasi untuk mengatasi kelemahan SDM

Banyak usaha kecil yang memiliki kelemahan pada sumber daya manusia yang terampil di bidang akuntansi. Lagi pula transaksi usaha kecil masih berskala kecil dan sederhana sehingga dapat diselesaikan dengan aplikasi yang sederhana pula pengoperasiannya.

3. Membuat rekening yang jelas

Memisahkan rekening pemasukan, penjualan, aset dan utang akan membuatnya lebih terorganisir sehingga mudah dilihat.

4. Mencatat setiap transaksi

Buku ini hanya berguna jika isinya mencerminkan kondisi riil keuangan perusahaan. Karena itu disiplin mencatat setiap transaksi menjadi kunci utamanya.

5. Melakukan rekonsiliasi akun secara rutin

Pengisian buku ini dilakukan oleh manusia sehingga tetap bisa terjadi kesalahan. Rekonsiliasi dilakukan untuk menjamin semua data akurat. Caranya dengan mencocokkan datanya dengan dokumen pendukung.

Buku besar merupakan kebutuhan utama bagi semua bentuk usaha, baik usaha besar maupun usaha kecil. Pencatatan semua rangkuman transaksi dalam satu tempat akan memberikan gambaran yang menyeluruh terhadap kondisi riil perusahaan. Pemilik usaha dapat menggunakannya sebagai dasar untuk memenuhi kewajiban usaha dan membuat strategi terbaik demi kemajuan usahanya.