JNEWS – Kesalahan pengiriman memang merupakan salah satu risiko bisnis yang kerap terjadi. Dampaknya cukup terasa juga bagi penjual, terutama UMKM.
Paket yang tertukar, alamat yang keliru, atau barang yang rusak selama pengiriman bukan hanya menambah biaya operasional, tetapi juga memicu komplain, permintaan retur, hingga hilangnya kepercayaan pelanggan.
Kabar baiknya, sebagian besar kesalahan tersebut sebenarnya bisa dicegah jika proses pengiriman dikelola dengan lebih rapi.
Cara Mencegah Kesalahan Pengiriman
Di era belanja online seperti sekarang, membeli berbagai kebutuhan memang jadi jauh lebih praktis. Tanpa harus datang ke toko, pelanggan bisa memesan produk hanya dalam beberapa klik. Metode pembayaran semakin beragam, prosesnya cepat, dan harga yang ditawarkan pun sering kali lebih murah.
Meski begitu, kemudahan tersebut juga diiringi risiko kesalahan pengiriman, mulai dari paket yang tertukar, alamat yang keliru, hingga barang yang tidak sesuai pesanan. Penyebabnya pun beragam. Ada yang berasal dari data pelanggan yang kurang lengkap, ada pula yang terjadi karena kesalahan saat proses pengemasan atau pengiriman di pihak penjual.
Terlepas dari siapa penyebabnya, pelaku UMKM perlu memiliki prosedur yang rapi agar risiko tersebut dapat diminimalkan. Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan agar setiap pesanan sampai ke tangan pelanggan dengan aman dan sesuai harapan.
1. Pastikan Data Alamat Sudah Benar Sebelum Diproses
Sebelum mencetak resi, luangkan waktu beberapa menit untuk memeriksa kembali data yang diisi pelanggan. Cocokkan nama penerima, nomor telepon, alamat lengkap, kode pos, hingga detail tambahan seperti nomor rumah, blok, atau patokan lokasi jika tersedia.
Saat menemukan informasi yang kurang jelas, segera hubungi pelanggan agar tidak ada tebakan saat proses pengiriman. Langkah kecil ini dapat mengurangi risiko paket tersesat, kembali ke pengirim, atau terlambat sampai karena alamat yang tidak valid.
Baca juga: Panduan Lengkap Cara Mengirim Paket lewat JNE bagi Pemula
2. Terapkan Sistem Double Check
Kesalahan pengiriman bisa muncul ketika pesanan diproses dalam jumlah banyak atau dikerjakan dengan terburu-buru. Karena itu, buat alur pengecekan yang konsisten sebelum paket ditutup.
Misalnya, cocokkan kembali nama pembeli, produk yang dipesan, jumlah barang, varian, dan resi pengiriman dalam satu tahap terakhir. Jika ada karyawan, bagi tugas antara petugas yang menyiapkan pesanan dan petugas yang memverifikasi sehingga peluang kesalahan bisa ditekan.
3. Beri Label yang Jelas pada Setiap Paket
Label berfungsi sebagai identitas paket selama berada di gudang maupun saat berpindah tangan ke kurir. Gunakan hasil cetak yang mudah dibaca dan tempelkan di bagian kemasan yang tidak tertutup lakban atau plastik pembungkus.
Hindari menempelkan label pada permukaan yang mudah terlipat karena barcode bisa sulit dipindai. Jika mengirim produk dengan karakteristik khusus, tambahkan penanda seperti “Pecah Belah”, “Jangan Ditumpuk”, atau “This Side Up” agar paket ditangani dengan lebih hati-hati.
4. Pisahkan Pesanan Berdasarkan Jasa Pengiriman
UMKM sering memakai lebih dari satu ekspedisi untuk menyesuaikan tujuan pengiriman atau permintaan pelanggan.
Supaya tidak tertukar, kelompokkan paket berdasarkan masing-masing jasa kirim sejak awal proses packing. Letakkan setiap kelompok di area yang berbeda dan tempelkan penanda yang mudah dikenali. Cara ini membuat proses penjemputan kurir lebih rapi sekaligus mengurangi risiko resi dan paket saling tertukar.
5. Gunakan Kemasan yang Sesuai dengan Jenis Produk
Setiap produk membutuhkan perlindungan yang berbeda selama perjalanan. Barang pecah belah memerlukan bubble wrap dan kardus yang kokoh, sedangkan produk yang mudah penyok sebaiknya diberi lapisan pelindung tambahan agar bentuknya tetap terjaga.
Sisakan ruang seminimal mungkin di dalam kemasan agar isi paket tidak banyak bergeser saat diangkut. Kemasan yang tepat membantu menurunkan risiko komplain akibat barang rusak ketika diterima pelanggan.
6. Simpan Bukti Pengemasan
Biasakan mendokumentasikan isi paket sebelum ditutup dan setelah selesai dikemas. Foto atau video singkat sudah cukup selama isi barang, jumlah produk, dan label pengiriman terlihat jelas.
Dokumentasi tersebut dapat menjadi bukti apabila pelanggan mengaku ada kesalahan pengiriman, seperti menerima barang yang kurang, salah, atau mengalami kerusakan. Arsipkan file berdasarkan nomor pesanan agar mudah ditemukan saat diperlukan.
7. Pilih Jasa Pengiriman yang Andal
Biaya kirim memang menjadi pertimbangan, tetapi kualitas layanan juga memengaruhi pengalaman pelanggan.
Perhatikan ketepatan waktu pengiriman, jangkauan wilayah, kemudahan pelacakan, serta cara ekspedisi menangani paket. Ekspedisi yang memiliki performa stabil seperti JNE akan membantu menjaga kepercayaan pelanggan terhadap bisnis.
8. Kirim Pesanan Sesegera Mungkin
Pesanan yang terlalu lama menumpuk di tempat packing membuat peluang paket tertukar semakin besar. Buat jadwal pemrosesan yang jelas, misalnya pesanan sebelum pukul tertentu dikirim pada hari yang sama.
Dengan alur kerja seperti ini, area packing tetap rapi dan jumlah paket yang harus ditangani dalam satu waktu tidak terlalu banyak. Proses kerja pun menjadi lebih terkontrol, terutama ketika pesanan sedang ramai. Risiko kesalahan pengiriman pun bisa semakin ditekan.
9. Manfaatkan Sistem Manajemen Pesanan
Saat jumlah transaksi mulai meningkat, pencatatan manual sering kali tidak lagi efisien. Gunakan sistem yang dapat mencatat pesanan, mencetak resi, memperbarui status pengiriman, dan menyimpan data pelanggan dalam satu tempat.
Risiko salah input juga lebih kecil karena informasi tidak perlu diketik berulang kali. Selain mempercepat pekerjaan, sistem yang tertata memudahkan UMKM untuk melacak setiap pesanan jika sewaktu-waktu muncul kendala.
10. Komunikasikan Nomor Resi kepada Pelanggan
Setelah paket diserahkan ke ekspedisi, segera kirim nomor resi melalui jalur komunikasi yang digunakan pelanggan. Sertakan informasi singkat mengenai estimasi pengiriman agar pelanggan mengetahui kapan paket diperkirakan tiba.
Jika terjadi keterlambatan atau kendala di perjalanan, pelanggan juga dapat ikut memantau status kiriman tanpa harus terus-menerus menghubungi penjual.
Komunikasi yang cepat seperti ini membantu mengurangi pertanyaan berulang sekaligus memberikan pengalaman belanja yang lebih nyaman.
Baca juga: Langkah Mudah Mengirim Paket COD dengan JNE
Kesalahan pengiriman memang tidak bisa dihilangkan sepenuhnya, tetapi peluang terjadinya dapat ditekan dengan proses kerja yang lebih teratur.
Bagi pelaku UMKM, ketelitian seperti ini akan bantu menghindari kerugian, sekaligus membangun kepercayaan pelanggan. Ketika pesanan konsisten tiba dengan cepat, lengkap, dan dalam kondisi baik, peluang pelanggan untuk kembali berbelanja pun akan semakin besar.
