JNEWS – Bagi bisnis kecil, sistem pengiriman untuk UMKM punya pengaruh besar terhadap biaya operasional dan pengalaman pelanggan. Pilihan jasa atau metode yang kurang sesuai bisa membuat ongkos kirim membengkak, pesanan terlambat, atau barang sampai dalam kondisi kurang baik. Karena itu, urusan pengiriman sebaiknya sudah dipikirkan sejak awal ketika menyusun alur bisnis.
Setiap UMKM punya kebutuhan yang berbeda. Toko makanan dengan area penjualan satu kota tentu membutuhkan pola pengiriman yang berbeda dari toko pakaian yang menerima pesanan dari berbagai daerah. Volume pesanan, jenis barang, jarak tujuan, sampai kemampuan menjaga stok juga ikut menentukan metode yang paling cocok.
Cara Menentukan Sistem Pengiriman untuk UMKM Sesuai Kebutuhan Bisnis
Memilih sistem pengiriman untuk UMKM sebaiknya dimulai dari kondisi bisnis yang sudah berjalan. Beberapa hal berikut bisa menjadi pertimbangan sebelum menentukan metode pengiriman.
1. Hitung Biaya Pengiriman secara Keseluruhan
Tarif pengiriman menjadi salah satu pertimbangan utama, tetapi angka yang muncul di awal belum tentu menggambarkan seluruh biaya. Ada komponen lain yang perlu dihitung, seperti biaya kemasan, tambahan untuk barang berukuran besar, biaya layanan, hingga ongkos penjemputan jika tersedia.
Misalnya, ada UMKM yang menjual produk dengan harga Rp30.000. Jika biaya kirim dan kemasan terlalu tinggi, pelanggan bisa berpikir ulang sebelum menyelesaikan transaksi. Sebaliknya, menetapkan subsidi ongkir tanpa menghitung margin juga bisa mengurangi keuntungan setiap pesanan.
Coba buat perhitungan sederhana untuk beberapa skenario tujuan. Hitung biaya rata-rata pengiriman dalam satu bulan, lalu bandingkan dengan nilai transaksi. Dari sini akan terlihat apakah biaya tersebut masih sehat bagi bisnis.
Baca juga: Panduan Lengkap Cara Mengirim Paket lewat JNE bagi Pemula
2. Sesuaikan Metode dengan Jenis Produk
Produk menentukan cara barang harus dikirim. Makanan siap santap, misalnya, membutuhkan waktu perjalanan yang singkat. Produk beku memerlukan penanganan khusus agar kualitasnya tetap terjaga. Sementara itu, pakaian, aksesori, atau perlengkapan rumah tangga umumnya punya kebutuhan penanganan yang lebih sederhana.
Ukuran dan berat barang juga perlu diperhatikan. Produk yang ringan tetapi berukuran besar dapat dikenai perhitungan berdasarkan volume oleh beberapa layanan pengiriman. Jika hal ini luput dari perhitungan, biaya yang muncul bisa lebih tinggi dari perkiraan.
Untuk barang mudah pecah, faktor keamanan selama perjalanan menjadi prioritas. Kemasan dengan bubble wrap, kardus yang sesuai ukuran, atau perlindungan tambahan mungkin menambah biaya, tetapi dapat mengurangi risiko kerusakan dan komplain.
3. Tentukan Jangkauan Pengiriman
Lokasi pelanggan ikut menentukan pilihan layanan. UMKM yang sebagian besar melayani pelanggan dalam satu kota dapat mempertimbangkan kurir lokal atau layanan instan dan same day. Pilihan seperti ini cocok untuk pesanan yang perlu segera diterima.
Jika pelanggan tersebar di berbagai kota, jasa ekspedisi dengan jaringan nasional akan lebih praktis. Beberapa ekspedisi juga menyediakan layanan reguler, hemat, kilat, dan berbagai pilihan waktu pengantaran.
Sistem pengiriman untuk UMKM sebaiknya mengikuti pola pesanan yang paling sering terjadi. Tidak ada manfaatnya menyediakan banyak pilihan jika sebagian besar pelanggan hanya menggunakan satu jenis layanan. Sebaliknya, terlalu sedikit pilihan dapat menyulitkan pelanggan yang membutuhkan pengiriman cepat.
4. Bandingkan Estimasi Waktu dengan Kebutuhan Pelanggan
Kecepatan pengiriman dapat memengaruhi keputusan pembelian, terutama untuk produk yang punya batas waktu konsumsi atau dibutuhkan untuk acara tertentu. Karena itu, estimasi waktu dari setiap layanan perlu diperhatikan sebelum menetapkan pilihan.
Buat pembagian sederhana berdasarkan kebutuhan. Pesanan dalam kota bisa memanfaatkan layanan instan. Kalau antarkota bisa menggunakan layanan reguler dengan estimasi beberapa hari. Untuk barang yang dibutuhkan segera, layanan ekspres dapat menjadi pilihan.
Informasi estimasi juga sebaiknya dicantumkan secara transparan pada halaman produk atau saat proses checkout. Pelanggan dapat memperkirakan kapan paket akan tiba sehingga ekspektasi terhadap proses pengiriman lebih realistis.
5. Periksa Sistem Pelacakan dan Penanganan Komplain
Nomor resi dan fitur pelacakan membantu bisnis maupun pelanggan mengetahui posisi paket. Fitur ini semakin penting ketika jumlah transaksi mulai meningkat. Tanpa sistem pelacakan yang memadai, pengecekan paket yang terlambat bisa memakan waktu.
Perhatikan pula prosedur ketika paket rusak, hilang, atau mengalami keterlambatan. Cari tahu apakah tersedia kompensasi, bagaimana cara mengajukan klaim, serta dokumen apa saja yang dibutuhkan.
Sistem pengiriman untuk UMKM yang rapi juga perlu memiliki alur internal. Setelah pesanan masuk, misalnya, ada proses pengecekan pembayaran, pengemasan, pencatatan nomor resi, hingga pemberitahuan kepada pelanggan. Alur yang konsisten membantu mengurangi kesalahan ketika jumlah pesanan bertambah.
6. Pertimbangkan Volume Pesanan
Pilihan layanan dapat berubah seiring pertumbuhan bisnis. UMKM dengan lima sampai sepuluh pesanan per hari mungkin masih bisa menangani pengiriman secara manual. Ketika pesanan mencapai puluhan atau ratusan paket, proses tersebut dapat menghabiskan banyak waktu.
Pada volume yang lebih tinggi, layanan penjemputan paket dari lokasi usaha bisa membantu. Integrasi dengan platform penjualan atau sistem pencetakan label juga dapat mempercepat proses administrasi.
Ada pula kemungkinan mendapatkan tarif khusus setelah mencapai volume tertentu. Karena itu, catatan jumlah paket dan biaya pengiriman sebaiknya disimpan secara rutin. Data tersebut bisa menjadi dasar saat melakukan negosiasi atau memilih layanan lain.
7. Siapkan Lebih dari Satu Pilihan Layanan
Mengandalkan satu jasa pengiriman memang membuat pengelolaan lebih praktis. Namun, gangguan operasional, perubahan tarif, keterlambatan di wilayah tertentu, atau lonjakan volume menjelang hari raya bisa menghambat pengiriman.
Menyiapkan beberapa alternatif dapat memberi ruang untuk beradaptasi. Satu layanan bisa digunakan untuk pengiriman reguler, sementara layanan lain dipakai untuk area tertentu atau pesanan yang membutuhkan waktu lebih cepat.
Pilihan tersebut juga dapat disesuaikan dengan karakter wilayah tujuan. Tidak semua ekspedisi memiliki performa yang sama di setiap daerah. Catatan pengalaman pengiriman dari transaksi sebelumnya bisa membantu menentukan layanan yang lebih sesuai untuk area tertentu.
Baca juga: Strategi Membangun Brand Jangka Panjang untuk UMKM yang Ingin Terus Bertumbuh
Memilih sistem pengiriman untuk UMKM perlu mempertimbangkan biaya, jenis barang, wilayah tujuan, kecepatan, volume pesanan, serta kemampuan bisnis menangani proses pengiriman. Dengan menghitung kebutuhan sejak awal dan mengevaluasi biaya secara berkala, pengiriman dapat menjadi bagian operasional yang lebih teratur tanpa membebani margin usaha.
