Zaman boleh berubah, pengiriman surat bisa melalui online tetapi ada beberapa jenis surat yang membutuhkan bentuk fisik untuk kelancaran administrasi. Agar bisa diterima dengan selamat di tangan penerima, perlu tahu cara kirim surat lewat JNE.
JNE telah dipercaya bertahun-tahun oleh masyarakat Indonesia untuk mengirimkan barang. Karena keamanan, ketepatan waktu tiba dan layanan terbaiknya membuat JNE menjadi ekspedisi terbaik se-Indonesia.
Tidak sekadar mengirimkan barang saja, perusahaan ekspedisi ini pun bisa digunakan untuk mengirimkan berbagai macam surat maupun dokumen. Cara kirim surat lewat JNE tidak sulit dan harganya pun relatif terjangkau.
Masyarakat bisa mengandalkan JNE dalam mengirimkan berbagai surat dan dokumen penting seperti surat lamaran kerja, dokumen kerja sama, STNK, paspor, dan lain sebagainya. Untuk memberikan layanan terbaik pada pelanggan, JNE menyediakan fasilitas khusus untuk pengemasan surat. Mulai dari ketersediaan amplop dan plastik pembungkus untuk melindungi isi surat.
Lantas, apa saja jenis dokumen yang bisa dikirimkan melalui JNE?
Jenis Surat yang Bisa Dikirimkan Melalui JNE
Surat dan dokumen memiliki berbagai kategori. Jadi pastikan pengirim mengetahui apa saja jenis surat dan dokumen sesuai fungsi yang bisa dikirimkan melalui JNE.
1. Surat Pribadi
Surat ini ditulis oleh seseorang yang berisikan kepentingan pribadi. Dari surat pribadi ini dibagi dua bagian yaitu surat bersifat kekeluargaan dan setengah resmi.
2. Surat Resmi
Surat ini menyangkut tugas atau kerja sama sebuah perusahaan, organisasi atau komunitas. Misalnya, surat dari bagian keuangan kepada bagian audit yang meminta pemantauan kondisi keuangan perusahaan.
3. Surat Sosial
Surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
4. Surat Niaga
Surat dari perusahaan atau badan usaha yang isinya menyangkut kepentingan bisnis. Misalnya surat dari perusahaan A ke perusahaan B tentang permintaan barang.
5. Surat Dinas
Surat yang dibuat oleh sebuah instansi atau dinas, yang menyangkut urusan kedinasan.
6. Dokumen Pribadi
Jenis dokumen ini seperti KTP, ijazah, SIM, paspor, KTP dan lainnya yang bersifat pribadi.
7. Dokumen Pemerintahan
Ini berhubungan dengan dokumen peraturan pemerintah, peraturan daerah maupun undang-undang.
8. Dokumen Niaga
Ini berkaitan dengan pengiriman berkas seperti invoice, daftar packing, billing dan lain-lain.
9. Dokumen Bersejarah
Dokumen ini berisi berbagai macam catatan sejarah penting misalnya autobiografi, naskah film dan dokumen bersejarah lainnya.
Baca juga: Ini Dia Cara Kirim Paket JNE yang Mudah dan Antiribet
Cara Kirim Surat lewat JNE
1. Proses Pengemasan Surat
Mengemas surat dan dokumen wajib rapi dan disegel. Apalagi jika surat tersebut berisi hal-hal penting atau dokumen pribadi misalnya seperti KTP, BPKB, atau dokumen penting lainnya. Tentunya harus diperhatikan dengan detail agar tidak terjadi kerusakan ketika pengiriman.
Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk proses pengemasan surat antara lain:
- Pastikan surat atau dokumen tidak dalam keadaan terlipat. Gunakan amplop coklat khusus untuk surat dan dokumen.
- Lem dengan rapi agar tidak mudah dibuka
- Ikat tali belakang amplop dengan kencang
- Lapisi dokumen dan surat tersebut dengan plastik
Melapisi amplop berisikan surat dan dokumen dengan plastik agar tidak terlipat, kena air maupun cairan lainnya. Sehingga, ketika tiba di alamat tujuan, amplopnya masih utuh dan bersih.
2. Cara Pengisian Format Pengiriman
Setelah dikemas dengan rapi di dalam amplop, format penulisan data pengirim dan penerima wajib diperhatikan. Data pengirim ini akan berisi nama lengkap, alamat dan nomor telepon. Panduan penulisan, letakkan data pengirim di bagian pojok kanan atas amplop. Sedangkan data penerima, tempatkan di bagian pojok kanan bawah.
Berikut ini contoh format penulisan yang baik dan benar.
Pengirim Paket Dokumen
Nama Pengirim: ….
Alamat Lengkap jangan lupa kode pos: ….
Nomor HP: ….
Penerima Paket Dokumen
Nama Lengkap: ….
Alamat Lengkap: ….
Nomor HP: ….
3. Cek Tarif
Sebelum kirim surat lewat JNE, pastikan berapa besar biaya pengirimannya. Cara cek ongkir JNE bisa melalui website atau aplikasi MyJNE.
Berikut adalah beberapa langkah untuk mengetahui cek tarif kiriman surat dan dokumen lewat JNE:
- Kunjungi website resmi JNE di jne.co.id
- Lalu masukkan lokasi asal pengirim, lokasi penerima, serta berat paket
- Klik check
- Tarif pengiriman akan muncul
4. Datangi Kantor JNE Terdekat
Selesai dikemas dan tahu layanan apa yang akan digunakan, langkah selanjutnya adalah mendatangi kantor JNE terdekat. Setelah tiba di kantor JNE, serahkan surat yang akan dikirimkan kepada petugas dan sampaikan jenis layanan yang akan digunakan.
Petugas akan mengkonfirmasi data pengirim, penerima, layanan dan biaya yang harus dibayarkan. Selesai pembayaran, petugas JNE akan memberikan slip yang berisi kode untuk tracking kiriman.
5. Pelacakan Kiriman
Bukti pengiriman sangat penting, jadi pastikan slip tersebut disimpan di tempat yang aman. Pada bukti transaksi ada nomor resi yang bisa dilacak sehingga bisa tahu sudah di posisi mana surat tersebut.
Cara melacak kiriman bisa dengan dua cara yaitu melalui website dan aplikasi MyJNE. Berikut langkah-langkah melakukan pelacakan paket melalui website, yaitu:
- Buka laman jne.co.id
- Masukkan nomor resi di kolom “Lacak Pengiriman”
- Lalu klik ikon search
- Akan muncul data surat dan posisi dari kurir
Baca juga: Cara Memilih Jenis Paket JNE yang Tepat untuk Kebutuhan Pengiriman
Berbagai layanan bisa digunakan untuk kirim surat lewat JNE. Apabila surat tersebut bersifat urgent, bisa manfaatkan layanan ROKET, pengiriman instan yang sudah tersedia di 51 kota Indonesia.