JNEWS – Mengatur perjalanan bisa menjadi tugas yang menantang, terutama bagi pemula. Untuk itu, pemula perlu tahu cara membuat itinerary. Itinerary adalah salah satu alat terpenting dalam perencanaan perjalanan yang efektif.
Itinerary membantu mengatur jadwal perjalanan dengan rapi, sehingga setiap kegiatan dan waktu perjalanan dapat terencana dengan baik.
Apa Itu Itinerary?
Dikutip dari Cambridge Dictionary, itinerary adalah rencana atau rute detail dari sebuah perjalanan. Umumnya, itinerary dibuat oleh agen perjalanan atau pimpinan rombongan. Namun sekarang banyak traveler individu yang membuat itinerary untuk memudahkan mengatur bujet, baik ketika traveling sendirian maupun bersama keluarga.
Fungsi itinerary adalah sebagai panduan kegiatan yang harus diikuti anggota rombongan, sebagai pengingat kapan anggota harus siap-siap untuk berangkat, memperkirakan dan menetapkan bujet, serta sebagai petunjuk tentang kebutuhan pribadi apa saja yang harus dipersiapkan untuk tiap destinasi.
Itinerary juga bermanfaat untuk melihat apakah waktu perjalanan yang akan dilakukan masuk akal dan apakah bujet yang ditetapkan akan mencukupi. Jika tidak cukup, maka harus dilakukan penyesuaian fasilitas dan destinasi.
Baca juga: Itinerary Jogja untuk Backpacker 3 Hari 2 Malam
Panduan Membuat Itinerary
Membuat itinerary itu memang tidak mudah karena banyak faktor yang memengaruhi. Agar itinerary tidak meleset jauh, sebaiknya fokus melakukan efisiensi terhadap hal-hal yang bisa dikendalikan dan selalu menambahkan satu atau dua rencana cadangan.
Berikut adalah panduan membuat intinerary untuk sebuah perjalanan.
1. Tetapkan Bujet
Faktor terpenting dalam pembuatan itinerary adalah bujet. Dengan mengetahui batas atas bujet yang disediakan, pembuat itinerary dapat menentukan jenis transportasi, penginapan, konsumsi, dan objek wisata. Bujet juga sangat terpengaruh oleh tujuan wisata.
Contohnya, jika bujet yang disediakan adalah Rp1.000.000 per orang untuk 2 hari perjalanan ke Jogja, maka bujet untuk makan Rp200.000 masih masuk akal. Sisa bujet bisa digunakan untuk tiket masuk objek wisata, penginapan yang nyaman sekamar berempat, transportasi, dan kebutuhan lainnya. Namun, bujet yang sama mungkin akan terasa sulit jika diterapkan untuk perjalanan ke Bali.
Kadang juga bisa menentukan dengan cara yang lain, yaitu mengetahui total biaya dengan fasilitas terbaik lebih dulu. Jika mampu, maka itinerary disetujui. Jika tidak mampu, barulah mengurangi tingkat kenyamanan fasilitas atau meniadakan objek tertentu agar mendekati bujet yang mampu dibayar.
2. Tetapkan Tanggal Perjalanan
Jika tujuannya adalah objek wisata maka tanggal perjalanan menentukan segalanya. Karena jika memilih akhir pekan, waktu tempuh menjadi 2-3 kali lipat dari hari kerja, bahkan bisa lebih, karena kepadatan lalu lintas maupun di objek wisatanya.
Selain itu, harga penginapan juga naik 2-3 lipat. Begitu pula dengan harga jajanan di tempat wisata. Sementara harga makanan di resto besar atau pusat oleh-oleh cenderung stabil.
Memilih waktu ketika liburan memang lebih menantang sehingga pembuat itinerary harus menyediakan rencana dan bujet cadangan. Contohnya, berangkat lebih pagi, mengurangi jumlah destinasi, atau memilih rute full tol.
3. Pelajari Rute Perjalanan yang Direncanakan
Langkah ini juga wajib dilakukan untuk melihat apakah rute yang dipilih sudah masuk akal atau belum. Jangan sampai rutenya bolak-balik atau berputar-putar sehingga alih-alih menyenangkan, malah justru melelahkan.
Jika melewati sumber kemacetan, usahakan mencari rute lain yang memungkinkan. Perhatikan ulasan wisatawan tentang kondisi jalan-jalan yang menuju ke destinasi tersebut.
Belakangan ada beberapa jalan tol yang baru diresmikan sehingga jangan sampai informasinya terlewat, terutama biaya tol tersebut. Selain itu, perhatikan pula berita tentang tanah longsor atau banjir yang mungkin menutup rute yang direncanakan.
4. Minta Saran Warga Lokal
Biasanya saran warga lokal paling mendekati kenyataan. Meski kadang rutenya terlihat sedikit memutar, tapi bisa jadi malah lebih lancar dan lebih cepat sampai tujuan. Demikian juga dengan informasi tentang tempat makan yang murah dan enak.
Karena itu, menghubungi teman-teman yang merupakan warga lokal tempat tujuan adalah tindakan yang bijaksana.
5. Menghubungi Pengelola Destinasi
Agar tidak meleset jauh atau malah kecele, hal lain yang penting dilakukan ketika membuat itinerary adalah menghubungi pengelola penginapan, restoran, tempat wisata bahkan pusat oleh-oleh. Pastikan jam buka, jam tutup, harga/tarif dan informasi lainnya. Pemesanan atau booking dilakukan setelah semua isi itinerary disetujui oleh seluruh peserta atau perwakilannya.
Tip Dasar Membuat Itinenary untuk Pemula
Beberapa tip yang penting untuk diperhatikan ketika membuat itinerary adalah sebagai berikut.
1. Berdiskusi
Jika itinerary dibuat untuk liburan berkelompok, sebaiknya isi itinerary didiskusikan dengan peserta, meskipun diperuntukkan acara keluarga. Diskusi awal dapat dilakukan sebelum itinerary dibuat untuk menjaring keinginan. Diskusi selanjutnya dapat dilakukan setelah rencana itinerary jadi.
Itinerary final harus didiskusikan lagi dan disetujui sebelum didistribusikan ke peserta. Setelah itu, setiap perubahan harus diketahui oleh seluruh peserta.
2. Jika Tidak Mungkin, Jangan Dipaksakan
Dari hasil diskusi, mungkin ada beberapa usulan yang sulit untuk diakomodasi. Pembuat itinerary harus bisa menjelaskan jika keinginan peserta tersebut dirasa tidak mungkin, baik dari segi bujet, waktu, maupun kendala lain yang mungkin ada. Apalagi jika menyangkut keamanan dan keselamatan. Dua hal ini harus menjadi prioritas utama.
3. Buat Itinerary Sesederhana Mungkin
Yang diharapkan peserta dari sebuah itinerary adalah rapi, runut, dan mudah dipahami. Jadi, usahakan itinerary terbaca dengan baik meski hanya dilihat sekilas. Jika hanya berupa daftar tulisan, usahakan tidak terlalu banyak deskripsi. Detail bisa dijelaskan sembari jalan, atau ditulis di lembar lain untuk dibaca peserta ketika sedang santai.
Baca juga: Itinerary Bali 3 Hari 2 Malam: Waktu Terbatas untuk Liburan Maksimal
Secara garis besar, yang diharapkan dari adanya itinerary adalah pemimpin perjalanan yang tidak kewalahan mengatur rombongan dan rombongan yang bersemangat menuju ke destinasi idaman. Itinerary harus diperlakukan dengan tegas sekaligus luwes agar perjalanan menyenangkan dan memberikan kenangan yang manis kepada seluruh peserta.